Zusammenarbeit im Team: Richtig Feedback geben und annehmen

Jan, 2021 , 6 min


In vielerlei Hinsicht war das vergangene Jahr eine Herausforderung für große und kleine Teams. Aus dem Teambüro wurde das Homeoffice, aus dem Weekly im Meetingraum wurde eine digitale Besprechung und aus dem gemeinsamen Kaffee-Ritual wurde ein einsamer Kaffeegenuss vor dem Bildschirm. Mehr denn je wurde deutlich, dass „Teamwork makes the dream work” nicht nur ein beliebter Spruch auf Unternehmens-Weihnachtskarten ist. Wenn äußere Umstände erfordern, dass Arbeitsprozesse und Zusammenarbeit schnellstmöglich neu gedacht und angepasst werden müssen, ist effektive Kommunikation, Zusammenarbeit im Team, ständiges Evaluieren und Feedback geben von höchster Bedeutung. Wie wichtig Feedback geben (und empfangen) ist, fasst die Kognitionspsychologie LeeAnn Renninger in ihrem TedTalk zu diesem Thema passend zusammen:

„In our era and the type of work most of us are doing, the tool we most need is actually centered around being able to give and receive feedback well”

Feedback auf der Arbeit: ein Geben und Nehmen

Im Arbeitskontext stellt das Feedbackgespräch, zum Beispiel in Form eines halbjährlichen  Mitarbeiter*innengesprächs oder regelmäßigen Teamrunden, eine Möglichkeit dar, konstruktive Gespräche zu führen und die vergangene Zusammenarbeit zu reflektieren. Durch strukturierte Rückmeldungen in einem offenen Gespräch soll ein Prozess der Selbstreflexion angestoßen werden, mit dem Ziel eine Veränderung oder ein Beibehalten von Vorgehen oder Verhaltensweisen zu erreichen. Dabei ist Feedback natürlich nicht nur an bestimmte Anlässe gebunden, sondern kann als andauernder Austausch miteinander einen Raum dafür schaffen, Missstände anzusprechen, Wertschätzung zu äußern und von- und miteinander zu lernen.

Feedback findet, wie jeder Kommunikationsprozess, auf zwei Seiten statt: es gibt Sender*innen und Empfänger*innen. Das klassische Kommunikationsmodell von Shannon und Weaver kann auch hier angewandt werden, denn es sind sowohl Kodierung als auch Enkodierung einer Botschaft ausschlaggebend für den Kommunikationsprozess. In Bezug auf Feedback heißt das ganz einfach, dass es nicht nur darum geht, wie Feedback gesendet wird, sondern auch wie dieses empfangen wird und andersrum. Beides kann anhand von Strategien erlernt und verbessert werden. Wir haben Dir folgend Strategien zum Feedback Geben und Annehmen zusammengestellt.

In vier Schritten Feedback geben

Die zuvor erwähnte Psychologin Renninger hat ein vier-schrittiges Modell entwickelt, mit dem jede noch so schwierige Botschaft kommuniziert werden kann. Wir haben dieses um einige Aspekte ergänzt, um Dir eine holistische Strategie vor dem nächsten Feedbackgespräch zu geben:

  1. Das Mikro-Ja: Um Deine*n Gegenüber nicht zu überrumpeln, solltest Du signalisieren, dass Du Feedback geben möchtest. Beim Mitarbeiter*innengespräch erfolgt dies durch die Ankündigung dessen. Wenn Du aber Feedback außerhalb eines festgelegten Rahmens geben möchtest, dann nutze das “Mikro-Ja”. Leite das Gespräch mit einer Frage ein, sie signalisiert, dass Du gerne Rückmeldung geben möchtest. Durch die Möglichkeit “Ja” oder “Nein” zu antworten, sprichst Du Deiner/Deinem Gesprächspartner*in Autonomie zu und bietest die Möglichkeit, sich mental auf das Gespräch vorzubereiten.
  2. “Datenpunkte” benennen: Gutes Feedback ist wertungsfrei, konstruktiv und nachvollziehbar. Der Ton macht hier die Musik und es ist äußerst wichtig, dass Du Feedback mit Datenpunkten nachvollziehbar darstellst. In der Praxis bedeutet das, dass Du zum einen auf wertende Adjektive und (persönliche) Vorwürfe verzichtest. Stattdessen gilt es, Feedback so faktenorientiert wie möglich zu geben und auf spezifische Situationen zu verweisen. Dies gilt natürlich nicht nur für Kritik, sondern auch für positive Rückmeldungen, damit Dein Gegenüber auch hier mehr als ein gutes Gefühl mitnimmt. Mache Dir immer bewusst, dass es beim Feedback um Handlungen und nicht um eine Person geht. Mit dem Verweis auf Datenpunkte ermöglichst Du auch der/dem Feedbackempfänger*in, die Kritik weniger persönlich zu nehmen.
  3. Auswirkungen beschreiben: Damit Feedback nachvollziehbar ist, soll dieses Deiner/Deinem Gegenüber erklären, was für Auswirkungen eine Handlung für Dich und Deine Arbeit hatte. Es geht hierbei explizit nur um Dich und das Feedback sollte aus der “Ich-Perspektive” gegeben werden. 
  4. Mit einer Frage abschließen: Durch das Abschließen mit einer Frage wird noch einmal betont, dass es sich bei Feedback nicht um eine bloße Rückmeldung von “oben” handelt, sondern dieses im Idealfall ein gemeinsamer Prozess ist. Du beziehst mit einer Frage Deine/n Gegenüber wieder ein und ihr könnt zusammen nach Lösungen suchen.

So könnten die vier Schritte exemplarisch in einem Gespräch aussehen:

„Ich möchte mit Dir über den Bericht der Kampagne reden. Hast Du gerade Zeit?” —> „Der Kampagnenbericht soll immer bis zum 28. des Monats eingereicht werden. Du hast den Bericht in den letzten zwei Monaten am 02. des Folgemonats abgegeben. Dadurch konnte ich nicht mit dem Planen der neuen Kampagne anfangen und konnte meinen Zeitplan nicht einhalten. Deswegen ist es für mich wichtig, dass Dein Bericht am 28. vorliegt. Brauchst Du Unterstützung im Erstellen des Berichts? Wie können wir hier besser zusammenarbeiten?”

Auf der anderen Seite: Wie nehme ich Feedback richtig an? 

Feedback ist bei den Meisten negativ konnotiert, denn zumeist handelt es sich um Kritik an der eigenen Arbeit und kritisiert werden ist nicht leicht. Warum Kritik so schwer für uns ist, erklärt Renninger vereinfacht damit, dass unser Gehirn Kritik als Angriff wahrnimmt. Verteidigung ist dann ein menschlicher Instinkt. Das sozialpsychologische Phänomen des Negativitätsbias erklärt außerdem, warum Kritik uns einfach nicht loslässt. Negative Gedanken, Gefühle und Erlebnisse wirken sich stärker auf uns aus und bleiben uns länger im Kopf als positive. Damit wir mit Feedback in Form von Kritik umgehen können, müssen wir also unser Gehirn neu programmieren. Dies ist nicht leicht, lohnt sich aber in jedem Fall, denn sobald wir den Autopiloten ausschalten, können wir durch die Rückmeldung anderer besser werden und über uns hinauswachsen. Auch  hierfür haben wir Dir drei Strategien zusammengestellt, die Du Dir vor Deinem nächsten Feedbackgespräch in Erinnerung rufen kannst:

  1. Vor dem Gespräch: Deine Grundeinstellung ist dafür ausschlaggebend, ob Du Dich durch Feedback angegriffen, bedroht, gekränkt fühlst oder, ob Du dieses annehmen kannst. Rufe Dir also vor dem Gespräch ins Gedächtnis, dass Du Feedback als eine Möglichkeit nehmen möchtest, die eigenen Stärken und Schwächen besser kennenzulernen und Deine Handlungen zu reflektieren. Übrigens: je offener Du für Feedback bist, desto öfter erhältst Du Feedback, dass Dich weiterbringt. Du kannst so, Schritt für Schritt eine offene Feedbackkultur etablieren, die Feedback zu einem normalen Prozess macht, von dem alle profitieren. Es ist also wichtig, dass Du offen in ein Gespräch gehst.
  2. Während des Gesprächs: Es ist von höchster Bedeutung, dass Du ausreden lässt, zuhörst und nachfragst. Dein erster Reflex mag womöglich sein, dass Du Dich verteidigen willst, doch Feedback ist keine Einladung zur Diskussion. Überwinde diesen Instinkt und höre richtig zu. Nur so kannst Du Feedback inhaltlich erfassen und konstruktiv nachfragen, wenn Dir etwas unklar ist. Dadurch kommst Du mit Deinem Gegenüber ins Gespräch und ihr könnt gemeinsam an Lösungen arbeiten.  
  3. Nach dem Gespräch: Nimm’ Dir die Zeit über das Feedback nachzudenken und betrachte dieses Stück für Stück. Dabei solltest Du dieses differenziert betrachten: was kannst Du aus dem Feedback lernen? Wie hast Du in der Feedback-Situation reagiert? Natürlich ist es aber ebenso wichtig, dass Du reflektierst, wie Dir das Feedback gegeben wurde. Handelte es sich um konstruktives Feedback? Schließlich ist Feedback nach wie vor ein zweiseitiger Prozess.

In einer Zeit, in der sich für viele die Arbeit im Team grundlegend verändert hat, sollten wir die Möglichkeit ergreifen, einander Feedback zu geben. Wir sollten das Meiste aus diesem mitzunehmen, um gemeinsamen auch die Herausforderungen des neuen Jahres zu meistern und stets voneinander zu lernen.